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事業者のためのマイナンバー実務対応[1]

事業者のためのマイナンバー実務対応【1.事前準備】

1.事業者としての基本方針を定める

マイナンバーのガイドラインでは、特定個人情報の適正な取扱い確保について、組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要である、とされています。必ずしも必須ではないのですが、策定する方が望ましいと言われています。

既に個人情報保護方針策定済の場合は、それに追加する形でも可です。自社Webサイトで公開したり、事業所に張り出すのが一般的です。

基本方針に定める項目としては、以下のようなものが考えられます。

  • 事業者の名称
  • 関係法令・ガイドライン等の遵守宣言
  • 安全管理措置に関する事項
  • 質問および苦情処理の窓口情報  など

2.取扱規程・マニュアルを作成する

マイナンバーのガイドラインでは、「事業者は、事務の流れを整理し、特定個人情報等の具体的な取り扱いを定める取扱規程等を策定しなければならない。」とされています。(ただし、従業員100名以下の事業者では任意規定です。)

以下の管理段階ごとに、取扱方法、責任者・事務取扱担当者およびその任務等について具体的に定めましょう。

  • 取得する段階
  • 利用する段階
  • 保存する段階
  • 提供を行う段階
  • 削除・廃棄を行う段階

3.利用目的を周知する

  • 事業者は、どのような目的でマイナンバーを収集するのかを明らかにしておく必要があります。一般的には、以下の様な目的となります。

    1. 役職員のマイナンバー

      • 源泉徴収票作成事務
      • 退職所得に関する申告書作成事務
      • 健康保険、厚生年金保険に関する届出等作成事務
      • 雇用保険、労災保険に関する届出等作成事務
    2. 役職員の扶養家族のマイナンバー

      • 源泉徴収票作成事務
      • 健康保険、厚生年金保険に関する届出等作成事務
    3. 報酬支払先(個人)のマイナンバー

      • 支払調書作成事務
  • 個別に説明する、社内に掲示する、説明会を実施する、など、周知方法は自由です。ただし、必ず収集対象者全員に伝わるようにしてください。

4.担当者を決める

  • 業務でマイナンバーを取り扱う担当者を決めて、明確にしておきましょう。(表にして貼りだしておくのが良いです。)担当者以外の者が業務でマイナンバーに扱うことは不可としましょう。
  • 年末調整などの業務を実際に行う者だけでなく、職場でマイナンバーを取りまとめて提出する者なども担当者に含まれます。
  • 監督のため、マイナンバー取扱担当者には、誓約書を書いてもらって提出してもらうのもいいでしょう。
  • 担当者に対しては、定期的に教育をすることがガイドラインで求められています。年に1回は、最新の法令やトレンドを学ぶための教育を行うようにしましょう。

5.保管場所を決めておく

  • マイナンバーが記載された書類は、盗難等を防ぐために安全に保管する必要があります。収集後、安全に保管できる場所を予め確保しておきましょう。
  • 一般的には、鍵のかかる金庫や書庫が一般的です。また、物理的な紙媒体を使用せず、インターネット上のクラウドサービスを利用してマイナンバーを収集する方法もあります。

6.情報漏えい時の連絡体制を決めておく

  • マイナンバーの漏えいは、もちろん起こらないに越したことはありませんが、万が一漏えいした場合には、被害の拡大防止や類似事案防止のために迅速な対応が求められます。事前に連絡体制や初動マニュアルを定めておきましょう。
  • 既に危機管理体制が整っている事業者であれば、その体制にマイナンバーに関する事項を組み込むことで対応してもよいでしょう。希望の小さい事業者では組織的な対応はなかなか難しいかもしれませんが、従業員から責任ある立場の方に対する報告連絡の体制や手順を予め決めるなど、できる範囲で対応していきましょう。

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Last Update 2016-06-27

 

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