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事業者のためのマイナンバー実務対応[2]

事業者のためのマイナンバー実務対応【2.収集】

1.自社従業員からの収集

一般的な事業者の場合、入社時や年末調整時に従業員から提出させる給与所得者の扶養控除等(異動)申告書の個人番号記入欄に、本人および扶養家族のマイナンバーを記入してもらうのが最も簡単な収集方法となるでしょう。

なお、提出させる際、初回のみ、従業員本人*1に関する以下の書類を添付してもらいましょう。(2回目以降は不要)

  1. 番号確認ができる書類  例)通知カード・個人番号カード(裏面)のコピー
  2. 身元確認ができる書類*2  例)運転免許証・パスポート・個人番号カード(表面)などのコピー

*1 扶養家族の個人番号を記入した場合でも、扶養家族に関する番号確認書類や身元確認書類を添付する必要は無い。
*2 既存の従業員で、入社時などに身元確認を済ませている者から対面で提出させる場合は不要。

なお、部署ごとや事業所ごとに取りまとめて提出させることも可能です。この場合、取りまとめ役の従業員もマイナンバーの取扱担当者と位置づけられます。

TIPS:2回目以降の収集について

既に個人番号を収集済みの従業員が「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出する際(2回目以降の提出)は、欄外余白に「給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」と記載すれば、従業員本人や扶養家族の個人番号を記入しなくても差し支えない、とされています。(国税庁のFAQより)

マイナンバーを毎年書いてもらうのは大変ですので、一度提出しておけば再度提出する必要がないというのは嬉しいですね。ただし、以下の点に注意が必要です。

  • 事業者側で従業員と個人番号を適切かつ容易に紐づけられるよう管理する必要がある。(従業員データベースへ登録する、など。)
  • 個人番号以外の項目は省略できない。
  • 税務署から提出を求められたときは、事業者が個人番号を記入して提出する。
  • 従業員データベース等に保存している個人番号は、退職者であっても、当該退職者の扶養控除等申告書の法定保存期間内は削除できない。
  • 退職者の扶養控除等申告書の法定保存期間が経過し、当該扶養控除等申告書を廃棄した場合は、従業員データベース等に保存されている個人番号は、速やかに削除しなければならない。
  • 個人番号が変更されたり、扶養家族が増えた場合などは、改めて当該個人の個人番号を提出させる必要がある。

2.報酬支払先(個人)からの収集

支払調書を作成する必要がある個人の報酬支払先(地代家賃の支払先、講演依頼先など)に、文書等を送付して収集するのが良いでしょう。

3.提供を断られて収集できない場合の対処

従業員や報酬支払先から滞りなくマイナンバーを収集できれば良いのですが、場合によっては提供を拒否されることもありえます。そのような場合でも、事業者は、マイナンバーの提供は法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めることとされています。まずはマイナンバーの収集は法律で定められたことであることを説明し、再度提供してもらえるよう説得してみましょう。

ただ、どうしてもマイナンバーを収集できなかった場合、行政機関への提出用の書類にはマイナンバーを記載することができないことになります。この場合、書類は受理してもらえるのでしょうか?
結論から言えば、マイナンバーが未記入だからといって、無条件で不受理になる可能性は低いと思われます。なぜなら、申告書や法定調書等の記載対象となっている人全てが個人番号・法人番号を持っているとは限らず、そのような場合は個人番号・法人番号を記載することはできないからです。

ただし、その未記入がなぜ発生したかという経緯は事業者側で整理しておき、行政機関に説明を求められた場合はすぐに回答できるようにしておくべきでしょう。そうでないと、理由があっての空白なのか、単に収集を怠っただけなのかが分からないからです。そのためにも、提出拒否の経緯は専用の様式を作るなどして記録しておき、場合によっては行政機関に相談しましょう。

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Last Update 2016-06-27

 

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