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事業者のためのマイナンバー実務対応[3]

事業者のためのマイナンバー実務対応【3.保管・保存】

1.安全な場所に保管

マイナンバーが記載されている書類や記録されている電子媒体(USBメモリ、SDカード、CD-Rなど)は、その種類を問わず、施錠できる金庫、書庫、ロッカーなどに保管する。

2.台帳に記録

マイナンバーを収集したら、以下の2種類の記録を残す必要があります。(ガイドラインで義務づけられています。)

A.取扱状況を確認するための記録

収集したマイナンバーが職場のどこにあり、どんな形で、誰が管理しているかを明らかにするための記録です。保管者書庫等の場所や番号などを、専用の台帳に記入しておきましょう。場所の他、取得者や保管担当者、廃棄予定日なども記入します。

B.運用状況を確認するための記録

一般的には「ログ」と言われるもので、保管のみならず、マイナンバーの収集から廃棄までの利用実績を記録します。具体的には、以下のような利用実績です。

  • 特定個人情報ファイル(紙、データのいかんに関わらず特定個人情報を検索できるようにした集合体の総称)の利用・出力状況の記録
  • 書類・媒体等の持ち出しの記録
  • 特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録
  • 削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等
  • 特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況(ログイン実績、アクセスログ等)の記録

紙書類での利用実績については、専用の台帳に記録するのがよいでしょう。コンピュータシステムでマイナンバーを取り扱っている場合は、そのシステムが自動で記録するログファイルで良いとされています。

専用の台帳については、A.B.は別々にしても、両方合わせたものにしても構いません。

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Last Update 2016-06-27

事業者のためのマイナンバー実務対応【3.保管・保存】

1.安全な場所に保管

マイナンバーが記載されている書類や記録されている電子媒体(USBメモリ、SDカード、CD-Rなど)は、その種類を問わず、施錠できる金庫、書庫、ロッカーなどに保管する。

2.台帳に記録

マイナンバーを収集したら、以下の2種類の記録を残す必要があります。(ガイドラインで義務づけられています。)

A.取扱状況を確認するための記録

収集したマイナンバーが職場のどこにあり、どんな形で、誰が管理しているかを明らかにするための記録です。保管者書庫等の場所や番号などを、専用の台帳に記入しておきましょう。場所の他、取得者や保管担当者、廃棄予定日なども記入します。

B.運用状況を確認するための記録

一般的には「ログ」と言われるもので、保管のみならず、マイナンバーの収集から廃棄までの利用実績を記録します。具体的には、以下のような利用実績です。

  • 特定個人情報ファイル(紙、データのいかんに関わらず特定個人情報を検索できるようにした集合体の総称)の利用・出力状況の記録
  • 書類・媒体等の持ち出しの記録
  • 特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録
  • 削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等
  • 特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況(ログイン実績、アクセスログ等)の記録

紙書類での利用実績については、専用の台帳に記録するのがよいでしょう。コンピュータシステムでマイナンバーを取り扱っている場合は、そのシステムが自動で記録するログファイルで良いとされています。

専用の台帳については、A.B.は別々にしても、両方合わせたものにしても構いません。

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