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事業者のためのマイナンバー実務対応[4]

事業者のためのマイナンバー実務対応【4.利用】

1.行政機関への提出

平成28年6月28日現在、マイナンバーは税・社会保障・災害対策の分野でのみ使用が可能となっています。現時点で事業者がマイナンバーを記入して行政機関に提出しなければならない主な書類は、以下の通りです。

分野 書類名 提出先 開始時期 備考
国税
▽給与所得の源泉徴収票
▽退職所得の源泉徴収票
▽退職所得の受給に関する申告書
▽報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
▽不動産の使用料・譲受対価・斡旋料等の支払調書
税務署 平成28年1月 平成28年1月1日以降の給与等の支払等に係るもの
地方税
▽給与所得の給与支払報告書
▽退職所得の特別徴収票
市区町村 平成28年1月 平成28年1月1日以降の給与等の支払等に係るもの
雇用保険
▽雇用保険被保険者資格取得届
▽雇用保険被保険者資格喪失届
▽育児休業給付受給資格確認票
▽高年齢雇用継続給付受給資格確認票
▽介護休業給付金支給申請書
ハローワーク 平成28年1月1日~
社会保険
▽健康保険・厚生年金被保険者資格取得届
▽健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届
▽健康保険被扶養者(異動)届
日本年金機構 他 平成29年7月以降

※上記は主な書類のみを掲げたものであり、すべての書類を紹介しているわけではありませんのでご注意ください。

2.書類作成の形態

マイナンバーを含む書類を作成する方法は、以下の3つが考えられます。

A.手書き

従来の様式に、個人番号を記入する欄が加わるので、そこにマイナンバーを記入します。収集したマイナンバーのリストを作成しておき、作成時に参照すると効率が良くなるでしょう。ただし、リストの取扱いは厳重に。

B.コンピュータシステム

昨今では、年末調整などをパソコンで行うことは珍しくありません。使用しているシステムをマイナンバーに対応させれば、収集したマイナンバーを登録し、書類を作成することができます。マイナンバー対応については、ご使用中のシステムのメーカーに確認しましょう。(現時点で、ほぼすべての市販システムはマイナンバーに対応しているはずです。)

システムを利用すれば、取扱実績をすべてログで残せたり、許可したユーザーにだけマイナンバーを取り扱わせることも可能になり、利便性が飛躍的に向上します。

C.外部に委託

年末調整や社会保険、労働保険の書類作成を外部に委託している場合は、委託先にマイナンバーを提供する必要があります。事前にマイナンバーの取扱いに関する契約を締結しておきましょう。

委託した後も、委託先が適切にマイナンバーを取り扱っているかどうか、監督する義務があります。

3.利用する際の注意点

マイナンバーを利用して書類を作成するなどの業務を行う際も、情報漏洩には注意しなければなりません。

取り扱う場所について

マイナンバーを使って実際に書類を作成したりする場所は、担当者以外の人間が容易に立ち入れないようにする必要があります。可能であれば専用の部屋を設けるのが理想的ですが、それができない場合は間仕切りをするか遠く離れた場所にするなどして、通常の業務エリアから隔離しましょう。

パソコンのセキュリティ

パソコンを使ってマイナンバーを取り扱う場合、パスワードをかけたりアンチウィルスソフトを入れるなどして、セキュリティを高めましょう。また、物理的にパソコンを盗まれないよう、ワイヤーを付けたり、未使用時は鍵のかかるところに保管しましょう。

外部への送付

外部へ郵送する場合は、完全に封緘できる入れ物を使い、書留など追跡可能なサービスを利用しましょう。返信用封筒で先方からマイナンバーを送ってもらう場合は、事前に説明のうえ、できるだけ書留で返信してもらうようお願いしましょう。(書留は郵便局に出向く必要があるので、敬遠されるかもしれませんが。)

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Last Update 2016-06-27

 

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