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事業者のためのマイナンバー実務対応[6]

事業者のためのマイナンバー実務対応【6.削除・廃棄】

1.復元不可能な方法で削除・廃棄

マイナンバーが記載されている書類や電子媒体を廃棄する場合、焼却・溶解・裁断(復元できない程度まで)など、復元不可能な方法で廃棄してください。

パソコン等に電子データとして保存されている場合は、少し厄介です。例えば、Windowsパソコンであれば、一般的には削除したいファイルをゴミ箱に入れ、その後ゴミ箱を空にすることでファイル削除できるのですが、この削除方法では専用の復元ソフトを使えば、簡単に復元できてしまいます。そのため、マイナンバーを含むファイルを削除するには、専用のファイル削除ソフトを使用するか、パソコンを廃棄する際に記憶媒体(HDD、SDDなど)を物理的に破壊(ハンマーなどで打ち壊す、専用の機械を使って穴を開ける、など)することが考えられます。

2.削除・廃棄の記録

マイナンバーの削除・廃棄を実施した場合は、その旨を台帳等に記録します。パソコンなどでシステムを使っている場合は、そのシステムの操作ログでもいいことになっています。(詳細はシステムのメーカーにご確認ください。)

3.削除・廃棄のタイミング

法令で一定期間の保管が義務付けられている書類(給与所得者の扶養控除等(異動)申告書など)は、その期間が経過した後、速やかに削除・廃棄します。(台帳上、廃棄予定日を明記しておけば管理が楽になります。)法令上の保管義務が無い書類(収集時の番号確認書類など)は、任意のタイミングで良いとされています。なお、削除や廃棄を外部の業者に委託することは認められていますが、その場合は廃棄証明書を発行してもらう必要があります。

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Last Update 2016-06-27

 

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