【企画部員コラム】LINEで叶える業務効率化

前回は、集客から販促までを叶えるLINE活用についてご紹介させていただきました。

▼前回の記事はこちら

地上戦と組み合わせることで効果アップ！LINE公式アカウントのススメ

今回は、企画広報支援での事例をもとに、LINEだからこそできる業務効率化のポイントを3つご紹介したいと思います。ぜひ最後までご覧いただけると嬉しいです。

企画広報支援でご相談をいただいた
お客様のお悩みと解決策

［お悩み①］

機械の不具合でお客様から電話をいただいた際、お客様の話だけでは状況を把握することが出来ないことが多々ある。現場に向かったものの、持参した部品や機材が最適なものではなかったといというタイムロスも生じてしまっている。

［解決策］

LINEに写真や動画を送ってもらうように仕組化し、情報伝達の精度をアップ

これまで、電話で行っていた問い合わせをLINEに集約し、不具合の状況が分かる写真や動画を送ってもらうように仕組みを整えました。そうすることで、現場のスタッフが視覚的に状況を把握することができ、的確に対応することが出来るようになりました。お客様にとっても撮影した写真や動画をポンとLINEに送るだけなので、「この不具合をどうやって言葉にすればいいのか」といったことに悩む必要もなくなり、利便性アップに繋がります。

［お悩み②］

本社に常駐している問い合わせ窓口のスタッフがお客様の用件を伺い、それを現場のスタッフに橋渡しするといった状況で、お客様対応にもロスが発生していた。また、外回りをしているスタッフが多いので、できればスマホからも簡単に見られるようにしたい。

［解決策］

複数人での管理機能とスマホアプリで外出先でも閲覧が可能に！

LINE公式アカウントは一つのアカウントを複数人で管理することができるだけでなく、個々のスマホのアプリで管理できるため、今回のケースでは非常に役に立ちました。LINE公式アカウントの管理者として複数の従業員を登録し、外出先でも現場のスタッフが直接お客様からの問い合わせに対応することで、情報伝達のミスも減り、お客様対応のタイムロスを削減することができました。

［お悩み③］

お客様から同じような質問をいただくことが多く、毎回返答するのが大変。

［解決策］

よくある質問もLINEから見られる仕組みづくりで、個々の対応時間軽減へ

LINEには、下部にメニューボタンを設置できる機能があり、各ボタン別に「写真を送る」「リンクに飛ばす」などアクションを設定することができます。今回のお悩みであれば、自社HPの「よくある質問」ページにリンクを飛ばすようにすることで、お客様もわざわざブラウザでHPを検索しなくても、LINEからダイレクトに閲覧することができますし、スタッフの方々も問い合わせに対して一から直接操作説明をするのではなく、「LINEよりご確認いただけます」とお伝えすることで対応時間の削減にも繋がります。他にも、動画や案内パンフレットをメニューボタンから送れるようにすることで、問い合わせへの軽減に繋げることができるかもしれません。